簡單工作力量大

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Ideas
Key
Thoughts
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原著作者
比爾˙詹森（Bill Jensen）
詹森顧問集團（The Jesen Group）創辦人，並擔任公司
總裁兼執行長一職。詹森鑽研分析企業工作制度設計，已
有十年以上的時間，專精於改善工作方法，正是拜這項研
究及其他諮詢專案經驗所賜。本書是詹森針對這項主題撰
寫的第三本書，前兩本著作分別為《簡單就是力量》
（Simplicity，臉譜出版）及《才產2.0：新世代員工給老
闆的工作合約》（Work 2.0，大塊文化）。
簡單工作力量大
The Simplicity Survival Handbook ── 32 Ways To
Do Less And Accomplish More (11/04/2003)
大師輕鬆讀
Master 60'
每週選評
世界級企管大師新書創意觀點，
解決吸收資訊的數量、質量、
議題揀選、時間限制難題；
60分鐘掌握當代商業主流，
與全球變動性管理知識接軌。
60分鐘與全球大學習潮接軌
B u s i n e s s N e w s P u b l i s h i n g L t d .
目錄
日常作業
1忽略大多數的企業文........................................................9
2每天刪除75％左右的電子郵件
3學會迅速有效的溝通方式
4利用簡短的電話留言以提高溝通成效
5撰寫精簡的電子郵件以提高溝通成效
6運用精兵政策，創造令人印象深刻的簡報
7少參加會議，但從確實出席的會議獲得更大的收穫
8若必須主持會議，樹立議事進行的良好典範
9提供高階主管較少資訊，而非更多
0學習說「不」的藝術
q持續追問「為什麼？ 」，直到足以遏阻問題為止
w巧妙應付總是「狀況外」的上司
e以積極的態度避免浪費時間
職涯建議
r就任新職前，花一天時間與未來雇主相處................................. 29
t爭取必要且應得的就職輔導
y迅速明確地釐清工作目標
u應付不斷把工作堆到你身上的主管
i應付（不自覺地）把工作堆到你身上的同僚
o追蹤實踐「工作減量、成就更高」的成效
p量身打造符合個人需求的訓練課程
a持續提升工作減量的技能
s睿智地面對績效評估
d以更輕鬆、更省力的方式取得更高的預算
f成為高階主管信任的幕僚
g提高個人聲望和生產力
h下決定──留下或離開？
組織領導力
j調整你的領導才能...........................................................53
k調整作業工具，協助員工建立簡化的工作環境
l化企業透明度為組織競爭力
;設立更完善的績效管理制度
z調整訓練及發展計畫，使其發揮作用
x躋身明日偉大企業之列
◇在地觀點——從熱情出發才能化簡單為力量／蔡壬蒲.............66
◇大師預告／已刊目錄............................................................ 69
5分鐘
摘要要創造更高成就，必須尋找具體方法刪減無關緊要的工
作，並投入更多真正有價值的任務。
實務上，這通常意味尋找方法，徹底剷除企業組織多數普遍存
在、無聊而愚蠢的繁文縟節。矯正方法不外乎簡化工作，回歸
最根本的生產性活動；這些活動是個人附加價值最主要的來
源。此舉或許不如乍聽之下那麼困難，因為日常繁複且龐雜的
瑣事，多半來自組織內部，而非外界所致。這是個好消息，因
為這意味解決方法也存在組織內部，不需外求。
換句話說，提升貢獻的真正關鍵，不在於精通目前的工作，而
是要尋找簡單的法門，徹底刪除不相干的事務，以便投入更多
時間，在真正緊要的工作上發揮個人獨特的才能。這就是提升
個人生產力的好方法。
做事效率、應對得意、
化繁為簡一把抓！
『大部分組織，會因培育出有能力「做更少、卻成就更多」
的領袖而受益，因為此種類型的領袖，會創造讓人們更容易
成就偉大事業的工作環境。因此，如果你的方法可以讓人們
輕易達成任務，你就會發現事情果然會經常照你的意思完
成。透過簡單扼要的行事思惟，讓人們很容易了解你確切的
意思，你就有較高機會影響他們日後的行為。設身處地珍惜
對方的時間，你會發現人們對你的建議或提案反應熱烈。』
──詹森
There simply isn't enough time to read everything that gets sent
to you. Therefore, ignore 80-percent of it and focus on just the
critical 20-percent.
To decide what to read and what to ignore, scan everything that
gets sent to you for two critical pieces of information:
1.An action you must take ── for example, a meeting
you must attend or a form you must submit.
2.A specific date or deadline by which that action must
be taken ── for example, your expenses reimbursement
form must be filed by November 30.
If the document doesn't have these two pieces of information,
delete it right away and get back to work. If it's important, whoever
sent it to you the first time will send it again. You might as
well wait until then.
E-mail can waste a lot of time unless you get disciplined about
how to use it. Learn how to scan e-mail effectively so you can
get onto more productive things.
For every piece of e-mail which ends up in your inbox (irrespective
of who sent it):
1.Look at the subject line and the sender.
2.Based on both the subject line and the sender, ask yourself:
"Do I have to read this today?"
Main Idea
The Simplicity
Survival Handbook
Supporting Ideas
Daily Rituals ＃1 Ignore most of the corporate communications you receive
Main Idea
Supporting Ideas
Daily Rituals ＃2 Delete about 75-percent of the e-mails you receive each day
簡單工作力量大9
根本沒有足夠的時間，讓你檢視發送的每一份公文。因此，你必須忽略
80％的來函，專注於其中關鍵的20％。
要判斷哪些該閱讀、哪些該忽略，首先瀏覽每一封來函，試著尋找兩項
關鍵資訊：
1.必須採取的行動──如必須參加的會議或繳交的報告。
2.必要行動的特定日期或截止期限──例如，費用申請表必須在十一
月三十日前提報。
如果文件欠缺這兩項資訊，便立即刪除，專心工作。若是重要文件，寄
件人自然會再度發文，等到那時再處理也不嫌太遲。
若非秉持有條不紊的使用原則，檢視電子郵件會浪費許多時間。學習有
效地瀏覽電子郵件，以便從事其他更有生產力的工作。
針對每封進入收件匣的電子郵件（不分發文者身分）：
1.瀏覽主旨欄及寄件人姓名
2.根據信件主旨及寄件人兩項資訊，問自己：「今天一定得看嗎？ 」
主要觀念
支持概念
日常作業＃1 忽略大多數的企業公文
主要觀念
支持概念
日常作業＃2 每天刪除75％左右的電子郵件
3.If the answer is "No", delete the e-mail without even
bothering to read it. This should empty your inbox of at
least 50-percent of your e-mail.
4.For everything that remains, scan each e-mail looking for
two critical pieces of information:
● An action you must take.
● A date or deadline by which that action is required.
Delete any e-mail which doesn't contain these two elements.
By this point, your inbox will be 75-percent emptied.
5.Now scan the remaining messages for information that
meets the CLEAR criteria:
C ── connection to your current projects.
L ── list of next steps to be taken after reading the e-mail.
E ── expectations or a description of success.
A ── ability to get things done with tools and support.
R ── rewards which are available to you.
Delete any e-mail which does not meet the CLEAR criteria.
By this stage, your inbox will be 90-percent emptied.
While building confidence in your ability to use this system
effectively, you might try moving all deleted e-mails to a holding
folder rather than the trash. Once you get the system working
effectively for your specific circumstances, you can then
move deleted e-mails directly to the trash with confidence.
With so much information now available, being able to scan
effectively is a very employable skill. Everyone is struggling
with information overload, and selectivity is becoming a critical
skill. Knowing what to do with the information gathered rather
than simply providing information is of vital importance.
The Simplicity
Survival Handbook
簡單工作力量大11
3.答案若為「否」，便立即刪除郵件，甚至不必費心去讀。此舉至少
能清空收信匣內50％的電子郵件。
4.瀏覽剩下的每份郵件，試著搜尋兩項關鍵資訊：
● 必須採取的行動。
● 該行動所要求的特定日期或截止期限。
刪除不含這兩項要素的電子郵件。
至此，你的收信匣應能清空75％。
5.現在，瀏覽剩餘訊息，試著搜尋符合CLEAR標準的資訊：
C ── 跟你手邊的專案有關。
L ── 讀完信件之後應採取的一連串後續動作。
E ── 對成功的期望或描述。
A ── 在工具和支援下完成任務的能力。
R ── 你可以得到的報酬。
刪除任何不合CLEAR標準的電子郵件。
到這階段，你的收信匣應能清空90％。
在建立有效使用這套系統的信心之際，你或許可以將刪除的郵件移至暫
存信件匣。一旦你能針對自己的特殊狀況有效運用這項制度，就能有十
足把握，將刪除的信件直接放入垃圾筒中。
如今資訊氾濫，具備有效瀏覽的能力，是一項非常吃香的技能。每個人
都在跟超載的資訊搏鬥，選擇能力因此成為關鍵技術。懂得如何處理蒐
集而來的資訊，不要一收到就轉寄出去，是很重要的。
“與其被動參與所有受邀的會議，
還不如使自己對議程選擇更具自主性。”